士業が成長できない理由はマネジメントと時間の使い方が下手だから

経営・マーケティング

人と時間をどう生かせるか

「人」と「時間」、この2つは事務所の成長を左右する極めて大きな要素です。
この2つの要素をどう捉えるのか。捉え方が大切です。

士業事務所の飛躍を左右する「人」とは?

まずは、「人」について考えてみます。
あなた一人でできることには、限りがあります。
事務所を成長させ続けるためには、人を雇う必要があります。

しかし、人には得意なこと、不得意なことがもちろんあります。
事務所のスタッフ全員が、最初から経営者としての視点や考え方を身につけているのが理想かもしれませんが、そこにも得手不得手があるのは当たり前のことです。
もちろん勉強をすれば、誰もが一定の水準に辿り着くことができると、僕は思います。
しかし、経営の経験のない人を経営者に育て上げるまでには時間がかかり、経験を積んでもらう必要があります。

そこであなたに必要となってくる発想が、役割分担ということでした。
あなたの役割は起業家であり、経営者です。
経営の最重要要素は集客でした。ですから、あなたが集客のしくみを作ります。
そして、スタッフに実務を手伝ってもらうのです。

しかし、このままではあなたのワンマン事務所です。
仮に、僕があと3人いれば、それぞれ違う業務で一定の成功を収める自信があります。
もし、それが可能なら、今の月商など比にならないくらい事務所を大きくすることができます。

そこで、スタッフにも僕と同じ経営マインドを持ってもらおうという取り組みが必要になります。盤石な事務所作りのためには、人作りが欠かせません。
僕の事務所で実践していた、従業員に経営者マインドを持ってもらうための取り組みをご紹介します。
ちなみに、僕の事務所のメンバーは、僕の小学校、高校、大学の同窓生で構成されています。資格は僕以外誰も持っていませんでした。
でも、どんな事務所を作っていきたいのかという、夢を共有しているメンバーです。そんなメンバーだからこそ、簡単でない仕事を任せることができます。

スタッフに業務の責任を持たせて、業務全体を見てもらう

僕の事務所は、会社設立と創業融資の2つが、大きな柱の業務でした。
この2つの業務の数字管理などは、スタッフにすべて任せて、やってもらっていました。
会社設立業務の数字を管理する責任者、創業融資業務の数字を管理する責任者の2人がいます。

そして、その責任者はそれぞれの管理する業務の1年間の目標を定めます。
そこから毎月の目標設定をして、目標を達成するための集客源の検証と改善、新たな集客源の検討などを、事務所メンバーの中心になって行います。
もちろん、実務部分のサービス内容の改善、業務効率の改善なども責任者が中心となって行います。
管理してもらっている業務のありとあらゆることを、そのスタッフの責任の下でやってもらっているのです。

ここでのポイントは、集客などのしくみ作りが一定の水準に達するまでは僕が関与して作り上げてから、
後をスタッフに任せるということです。

集客などがまったくできていない状態、ゼロの状態で、業務を新しく作ってほしいとスタッフに丸投げしても、その方法はもちろん、何からやればいいのかさえ普通はわかりませんよね。
確かにあなた自身は、ゼロから業務を立ち上げたので、そのまま同じ経験をしてもらうほうが事務所のメンバーは強くなります。
そういうやり方もあると思いますが、最少の投資で最大の結果を得ることを考えると、あなたが経験したことに比べると易しいですが、途中からでも十分スタッフに経営マインドを学んでもらうことができます。

そして、一定の経営マインドをスタッフが持つようになったら、
次は新規の業務進出をお願いしてみればいいのです。
この段階になりますと、事務所の他のメンバーもあなたと同じくらい頼もしい存在となり、事務所は飛躍的に拡大すると思います。

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事務所の飛躍を左右する「時間」の捉え方

もう一つの事務所の成長を左右する要素は「時間」です。

時間に関しては、

①時間を何に使うのか
②時間をいかにたくさん生み出すのか

この2つがポイントです。

①時間を何に使うか

時間には、お金を生むための時間とそうでない時間があります。
経営者であるあなたの時間は、お金を生むための時間として使うことが大切です。
お金を生むための時間とはどのような時間でしょうか?
大きく2種類あります。
(1)集客のために使う時間
(2)CS(お客様の満足度)を上げるための時間
どちらもやって当然のことですが、やはり事務所経営の生命線は、この2つです。

(1)については、「人」のところでもお話ししていますが、ここには、新たな業務への進出の検討などの時間も含まれます。
(2)については、集客源としての「リアルからの紹介」を強化するという意味合いでは(1)の時間とも言えます。
しかし、ここではそのような戦略的な考えではなく、事務所のサービスのベースとなる大切な要素として、お客様へ当たり前のように最高のサービスを提供する事務所となるために必要なことを考え、日々改善を重ねていくということです。

②時間をいかにたくさん生み出すのか

事務所の規模が大きくなればなるほど、普通は忙しくなります。しかし、あなたは暇になるようにしなくてはなりません。
暇というのは、さぼっているわけではありません。
考える時間をできるだけ多く確保してください。
時間はお金以上に大切な資源です。時間の使い方しだいで、結果は劇的に変わります。
結果を大きく左右することのできる経営マインドを持っているはずのあなたが、実務で手いっぱいになってしまっては本末転倒です。
あなたは、時間を作ることを考えて、作った時間でお金を生み出すことを考えるのです。
それが、あなたの仕事です。

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